SOAL-SOAL DAN JAWABAN MENGOLAH DATA DAN INFORMASI DI KANTOR

1. Jelaskan secara singkat dan jelas, mengapa data dan informasi merupakan "jiwa" yang memberikan kehidupan dalam suatu organisasi atau kantor?

Karena setiap kegitan dan pengambilan keputusan di kantor, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan sumber daya manusia, hingga pengawasan, semua membutuhkan data dan informasi, oleh sebab itu sebuah organisasi atau kantor tidak akan berjalan tanpa adanya data dan informasi yang selalu harus di update/diperbaharui,

2. Difinisikanlah apa yang dimaksud dengan data itu? samakah data dengan informasi? dari jawaban tersebut bila sama berikanlah alasannya, begitu pula bila tidak beri alasannya !

Data adalah keterangan yang masih mentah dan belum di olah, yaitu masih berupa angka, fakta dan statistik,
Data dan informasi tidak sama karena data pengertiannya di atas tersebut sedangkan informasi adalah merupakan data yang sudah di olah dalam bentuk tertentu dan untuk keperluan tertentu (Avison & Fitzgerald, 2003)

3. Diskripsikanlah pengertian dari informasi dari beberapa ahli!

a. Informasi adalah Data yang disusun sedemikian rupa untuk maksud atau tujuan tertentu
b. Informasi adalah Data terekam, terklasifikasi, terorganisir, dihubungkan dan ditafsirkan dalam konteksnya untuk menyampaikan maknanya (J. Bluementhal ,1969)
c. Informasi adalah Sesuatu yang dapat mengurangi ketidakpastian (Arrow)
d. Informasi adalah pengetahuan ynng di komunikasikan yang berhubugan dengan fakta, subyek, atau peristiwa tertentu (C.D. Overton0.


4. Kebanyakan literatur tentang informasi mengidentifikasikan karakter informasi, sebutkan secra garis besarnya saja!

a. Ketidakpastian
b. Pengetahuan
c. Ambiguitas
d. Indeterminasi (tidak pasti)
e. Ridanden
f. Sistem yang bergantung pesan harus disebarkan dengan medium atau perantara

5. Informasi memiliki ciri-ciri khusus, apabila informasi tersebut memiliki nilai lebih, Nilai informasi ditentukan berdasarkan pada apa saja, sebutkan secara singkat!

a. Semakin sulit mendapatkannya, semakin tinggi harga informasi tersebut.
b. Cakupan yang luas dan lengkap (informasi jadi lebih akurat)
c. Ketelitian
d. Kecocokan
e. Ketepatan waktu
f. Kejelasan
h. Keluwesan
i. Dapat di buktikan
j. Tidak ada prasangka
k. Dapat diukur kebenarannya.

6. Deskripsikanlah pengertian dari SIM!

Menurut Avison & Fitzgerald, 2003)
a. Metode yang dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu untuk manajemen, mengenai lingkungan ekstern dan pelaksanaan intern sehingga menunjang pengambilan keputusan
b. Sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi
c. Kegiatan penanganan seluruh aspek pekerjan informasi yang dilakukan dengan menggunakan pendekatan sistem.

7. Sebutkan macam-macam prasyarat membuat SIM agar sistem tersebut tepat kegunaannya, relevan dan dapat dipercaya!

a. Menetapkan tujuan
b. Informasi yang digunakan
c. Menggolong-nggolongkan pengambilan keputusan
d. Pelimpahan tugas kepada setiap manajer, sesuai dengan fungsi masing-masing
e. Tanggung jawab dalam perencanaan dan pengawasan SIM
f. Bermufakat dengan ahli teknis kepada ahli SIM
g. Memahami cara memanfaatkan informasi

8. Organisasi merancang SIM sesuai dengan kebutuhannnya, banyak manfaat yang dapat diperoleh dari sana,...sebutkanlah manfaat tersebut!

a.Petugas administrasi dapat melakukan transaksi dengan mengelola data dan menjawab pertanyaan
b. Bagi Manajer tingkat bwah, mereka dapat membuat perencanaan, menyusun jadwal dan mengambil keputusan dengan tepat.
c. Sistem memungkinkn staf ahli melakukan analisis, menyusun perencanaan dan membuat pelaporan
d Manajemen menengah/atas dapat menyusun laporan tetap, mengenali persoalan dan peluang, menganalisis pengambilan keputusan, membuat perencanaan strategis dan kebijaksanaan.

9. Apa yang dimaksud pangkalan data atau database?

Data dan informasi yang tersimpan didalam bentuk yang bisa di baca komputer.

10. Dalam mengorganisir data digunakan DBMS (database Manejemen System), Jelaskan secara singkat! dan berbagai DBMS pada dasarnya menggunakan tiga struktur data dalam merancang strukturnya, sebutkan!

- Suatu perangkat lunak yang berfungsi untuk menentukan struktur pangkalan data dengan penggunaan aplikasi yang berbeda.
- Yaitu hierarchical database, network database dan relational database (Murdiyanto, 1995)